Pateicoties tehnoloģiju attīstībai, mēs aizvien vairāk paļaujamies uz e-pastu kā ātru un efektīvu sazināšanās līdzekli. Mēs dzīvojam tādā pasaulē, kur mums atbildes ir vajadzīgas tūlīt un tagad, un brīdī, kad to nesaņemam, jūtamies zināmā mērā aizkaitināti vai vīlušies, jo uz mūsu atbildēm gaida citi.
Mēs nenoliedzami atbildam uz e-pasta vēstulēm prioritāšu kārtībā, bet ir dienas, kad e-pasti pastkastītē ienāk ātrāk nekā spējam atbildēt – apjoms liels, atbildes jāraksta garas – ko darīt?
Cilvēks, kurš uz savu vēstuli nesaņem atbildi, ir nesaprašanā – vai adresāts to ir saņēmis? Varbūt kāda tehniska traucējuma dēļ pielikums nav pievienots un tāpēc nesaņemu atbildi? Varbūt pārsūtīt to pašu vēstuli vēlreiz, katram gadījumam?
Lai vēl: Ēd un neskaiti kalorijas, viss ir zem kontroles
Mēs piedāvājam vienu lielisku risinājumu – apstiprinājuma vēstules. Ja tev ir kaudze ar e-pasta vēstulēm, uz kurām ir jāatbild, uzraksti cilvēkam, ka esi saņēmis viņa e-pasta vēstuli un norādi, ka atbildēsi konkrētā laika periodā (vienīgi atceries, ka tev pie šī laika jāpieturas!). Tas tev aizņems vien minūti, bet noteikti uzlabos vai palīdzēs saglabāt attiecības ar kolēģiem.
Iesakām izmantot šādas frāzes:
- E-pasta vēstuli ar pielikumu saņēmu, paldies! Iepazīšos ar tevis atsūtīto materiālu un šīs dienas laikā sniegšu atbildi!
- Ziņu saņēmu. Vai šis jautājums var pagaidīt līdz rītdienai vai arī tev šis ir ļoti steidzami? Šodien nespēšu pilnvērtīgi iedziļināties tajā.
- Informāciju saņēmu, paldies. Lai dotajā jautājumā iedziļinātos, man nepieciešams nedaudz vairāk laika, bet uz pirmā acu uzmetiena viss šķiet kārtībā!
- E-pasta ziņu saņēmu. Šim uzdevumam varēšu pievērsties rīt – gaidi ziņu ap 10:00. Ja ir kādi steidzami jautājumi, lūdzu, zvani!
Avots: rd.com
